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Karlsruhe, 12.01.2010 - Auf eine Softwarelösung mit zahlreichen Länderversionen und ein internationales Partnernetzwerk zu setzen erwies sich für die mittelständische Weinig AG als richtige Strategie.
Die IT-Organisation der Weinig-Gruppe ist differenziert. Durch Unternehmenszukäufe sind neben Microsoft Excels Organisationsmedium einige unterschiedliche ERP-Systeme im Einsatz. Die Hard- und Softwarestrategie ist für die Tochterunternehmen dezentral angelegt. Um das Konzernwachstum zu unterstützen, begab sich das Unternehmen 2006 für die Standorte China, Schweiz, Spanien, Frankreich und die USA auf die Suche nach einem neuen ERP-System.
Einerseits sollten Hard- und Softwaresysteme in der Gruppe standardisiert werden. Um die hauseigenen Wettbewerbsvorteile zu sichern und weiterauszubauen, sollte die Produktion darüber hinaus schnell und flexibel angepasst werden können. Um die hohe Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten, wurde eine möglichst umfassende Integration aller Hard- und Softwaresysteme angestrebt – und alles natürlich unter Einhaltung von Sicherheitsstandards zu ausgewogenem und transparentem Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Alexander Walter, CIO der Weinig Unternehmensgruppe, erinnert sich: „An unserem Produktionsstandort Yantai in China war bis vor drei Jahren alles in Microsoft Excel organisiert. Die Pflege der redundanten Daten war fehleranfällig und die Releasefähigkeit der Software nicht garantiert.“
Ein wichtiges Kriterium für die Auswahl eines neuen ERP-Systems war eine internationale Einführungsmethodik des Systemanbieters. Die Tauberbischofsheimer Zentrale wollte einen Ansprechpartner auf Anbieterseite, der die Vorstellungen des Headquarters in den Ländern durchsetzt, in denen die neue Software zum Einsatz kommen würde. Auch eine reibungslose länderübergreifende Koordination des ERP-Projekts musste sichergestellt sein. Bei der Auswahl wurden die Standorte mit einbezogen. So bewerteten Key-User aus Yantai nach erfolgter Präsentation die konkurrierenden Softwarepakete. Punkte gab es dabei für Funktionalität, Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und den Gesamteindruck des Systems.
„Das länderübergreifende Projektmanagement der ABAS Projektierung Holding GmbH überzeugte uns“, erklärt Walter die Entscheidung für den Systempartner. „Wir wollten eine zentrale Steuerung der Projekte. In unserem Fall haben wir selbst und unser Geschäftspartner in Deutschland diesen Part übernommen.“ Jeder Weinig-Standort und der Systempartner stellen je einen lokalen Projektleiter vor Ort. Diese berichten in regelmäßigen Abständen an die Gesamtprojektleiter, die ihrerseits den Lenkungsausschuss informieren. Vorteil dieses Vorgehens: Die Besonderheiten eines jeden Landes können optimal in der Software abgebildet werden. Eine Konzernvereinbarung mit dem Anbieter gilt dabei für die gesamte Gruppe. Für jedes Land, in dem die Software eingeführt wird, schließt der Standort einen Vertrag mit dem Partner.
Die Einführung der Lösung in China begann im Januar 2007, im folgenden Juli wurde das Projekt abgenommen. Der Weinig-CIO und Gesamtprojektleiter Walter bilanziert: „Wir haben das Projekt mit unserem Partner höchst effizient und professionell abgewickelt und stets konstruktiv kommuniziert. Auch die Projektkosten lagen bei der Abnahme unter Plan.“ Auf die Frage nach dem erzielten Nutzen antwortet er: „In China verzeichnen wir ein optimiertes Management der Versorgungskette: Bisher erfassten die Einkäufer manuell die geschätzte Materialmenge, heute wird der Bestellvorschlag automatisch generiert. Das beschleunigt den Einkaufsprozess, sichert genügend Lagermengen für Feinabrufe und vermeidet Fehler.“ Auch in der Schweiz verlief die Systemeinführung nach Plan und erstreckte sich von Mitte bis Ende 2007.
Die spanische Installation der Business-Software ist per virtuellem privaten Netz (VPN) in Tauberbischofsheim gehostet und konnte mit unter 20 Manntagen Implementierungsaufwand in den Echtbetrieb starten. Dies gelang, da die Lösung über eine spezielle Softwarearchitektur verfügt und die internationale Einführungsmethodik professionell funktioniert. Im Gegensatz zu anderen Softwaresystemen, bei denen unternehmensspezifische Anpassungen im Quellcode durchgeführt werden und die nach dem Echtstart des Systems nicht oder nur sehr aufwendig zu ändern sind, legt sich der Anwender hier bei seiner Organisationsstruktur nicht fest.
Vorteile des neuen Systems sieht Walter vor allem in der Durchgängigkeit: „Die Datenaktualität ist jetzt jederzeit möglich. Die Zeitersparnis beim Erstellen von Bestellungen in Spanien ist beträchtlich. Kommunikationsfehler treten durch die elektronische Übertragung der Daten nicht mehr auf. Und das Beste daran ist: Die Sprache spielt keine Rolle. In der Business-Software ist eine konzernweite Sprachenübersetzung integriert. Von Vorteil ist auch, dass der spanische Softwarepartner genau wie der Weinig-Standort in Madrid angesiedelt ist. Dadurch hatten wir für Training und Implementierung kurze Wege.“ Als Nächstes will Weinig die Lösung in Frankreich implementieren. Auch dort hat ABAS einen Softwarepartner.
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